Что такое организация?

У большинства людей со словом «организация» связано так много идей, что они думают о ней как о личности или о существе, а не как о динамичной деятельности.

Давайте посмотрим, что же это такое в действительности.

Давайте возьмём кучу красных, белых и синих бусин. Давайте их организуем.

Давайте нарисуем оргсхему. Оргсхема (сокращение от «организующая схема»), если говорить коротко, показывает функции, обязанности, маршруты, по которым идут сообщения, последовательность действий и полномочия в организации.

Предположим, мы свалили все эти бусины, перемешанные как попало, на голову начальнику.

Очевидно, начальник, чтобы раскопать себя, должен как-то направить их, задать им маршруты. То есть мы получаем:

Так мы узнали многое из того, что делает начальник. Он направляет по маршрутам. Он разделяет предметы и действия на типы и классы.

Пока эта организация (в смысле «предприятие») лишена движения.

У нас должен быть продукт. Под продуктом мы подразумеваем нечто завершённое, что обладает обменной ценностью внутри области деятельности или за её пределами. Это может быть услуга или предмет, которые были переданы в руки какого-то человека за пределами организации или в руки другого члена организации.

Допустим, продуктом организации будут просверленные бусины, нанизанные бусины и отполированные бусины.

Мы получим:

Или мы получим:

Или мы получим:

Не слишком важно, какую из моделей оргсхемы мы используем, при условии, что эта оргсхема позволяет справляться с имеющимся количеством бусин.

Даже если на этом «предприятии» только один человек, у него всё же должно быть некоторое представление об организации и какая-то оргсхема.

Если нам понадобится обработать большое количество бусин, то мы должны будем добавить людей. Но если мы добавим их, не имея оргсхемы, мы добавим и замешательство.

Организация без оргсхемы будет разрушена из-за перегрузки и перекрёстных потоков частиц. Сталкиваясь, они приводят к замешательству.

Всё, что представляет собой замешательство, — это неупорядоченный поток частиц (людей, сообщений или чего-либо ещё). Частицы сталкиваются, отскакивают друг от друга и остаются ВНУТРИ области. Таким образом, нет никакого продукта, поскольку, чтобы получить продукт, нужен поток НАРУЖУ.

Теперь мы можем отметить две вещи. У нас есть несколько стабильных элементов. Ими являются местонахождения или посты (пост — должность, положение в группе или организации). И кроме того, у нас есть элементы, находящиеся в потоке. Они претерпевают изменения.

Таким образом, посты в организации изменяют проходящие через них частицы.

Поток частиц последователен.

Частицы входят в организацию, претерпевают изменения и покидают организацию.

Организация, имеющая дело только с одним типом элементов (красные бусины), менее сложна, чем организация, имеющая дело с несколькими типами элементов.

В любой деятельности есть последовательность действий. В любой деятельности должны быть стабильные точки, которые не перемещаются вместе с потоком, чтобы справляться с частицами, которые образуют поток.

Необязательно, чтобы стабильный терминал выполнял только одно действие. Но даже если он выполняет несколько действий, для них всё равно есть правильная последовательность действий. (Под «терминалом» мы подразумеваем человека, который посылает, получает или передаёт сообщения.)

Всё это справедливо и для машинного отделения на судне, и для адвокатской конторы, и для любой другой организации.

В машинное отделение поступает поток топлива и преобразуется там в движение, которое передаётся наружу. Кто-то управляет машинами. Кто-то ремонтирует машины. Это всё может делаться одним человеком, но, как только объём работы возрастает, он должен спланировать свои действия, классифицировать их и нанести на оргсхему, которую люди в команде будут знать и в соответствии с которой они будут действовать, иначе машинное отделение не будет хорошо работать.

Для этого работа разделяется на два действия: управление машинами и ремонт, что даёт нам два вида деятельности на одной оргсхеме.

Старший механик обеспечивает потоки и выполнение действий терминалами.

В адвокатской конторе поток состоит из других действий.

Такова будет схема потока. Возможно, в каждой точке будет конкретный человек (имеющий конкретный навык).

Или у нас может быть своего рода неподвижная оргсхема.

Но если мы поступим таким образом, то нам нужно будет создать движение в вертикальном направлении, чтобы существовал поток частиц.

Организующие схемы, указывающие только терминалы, обычно лишены потока частиц.

Типичная армейская оргсхема, характерная для прошлого, была такова:

Когда количество людей в армии сильно возросло, понадобилась оргсхема, отображающая поток:

Итак, действия по организовыванию состоят из:

1. выяснения имеющихся типов частиц;

2. разрабатывания тех изменений каждого типа частиц, которые нужны для получения продукта;

3. расстановки терминалов, которые будут осуществлять изменения в указанной последовательности.

Схема организации должна также включать распознавание типов частиц в пункте 1, после чего различные типы частиц направляются по маршрутам к терминалам, которые изменяют их, и далее направляются по маршруту наружу в виде продукта.

Чтобы быть практичной, оргсхема должна предусматривать также получение исходных материалов, сбыт продукции и оплату за цикл действия (шаги, выполненные от начала до конца, которые привели к получению продукта) и за руководство им.

В компании существуют различные действия.

По сути, она является совокупностью маленьких оргсхем, работающих вместе в составе большой оргсхемы.

Основные принципы, которые вы должны знать, чтобы что-либо организовать, приведены в этой части главы.

Чтобы спланировать любую деятельность, нужно быть способным увидеть в ней последовательность потоков и увидеть изменения, которые должны происходить в каждой точке. Нужно быть способным увидеть, где частица (бумага, человек, деньги) входит и где выходит.

Нужно быть способным замечать каждое место, где частица тормозится, и восстанавливать или исправлять эту часть потока.

Правильная оргсхема — это сочетание непрекращающихся потоков, которые не сталкиваются друг с другом, а входят, претерпевают желаемые изменения и выходят в виде продукта.